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▼「神エクセル(Excel)」と「データベース」「おっさんずITメルマガ」 NO.16

お知らせ 2019.11.19

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▼「神エクセル(Excel)」と「データベース」
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みなさんは「神エクセル(Excel)」という言葉をご存知ですか?

私は、最近知りました。

「神エクセル」とは、紙へ印刷することを前提に、
セルの結合や罫線(けいせん)機能などをフルに使い、
見栄えを優先して作ったExcelファイルのことだそうです。
「紙」が転じて「神」と表記するようになったとのことです。

お役所のホームページから
補助金の申請書などダウンロードすると大抵これですね。
「神エクセル」という言葉は知りませんでしたがよく見かけます。
簡単なものは自分でも作ります。

また、エクセルのセルを極端に狭め正方形のセルを並べる
「エクセル方眼紙」を使っている人も多いかと思いますが、
昔使っていたワープロソフトの「一太郎」みたいで便利ですね。
特に文章の「1字下げ」がきっちりできて気持ちいいです。

ワードは、その辺がきっちりいきません。
「エクセル方眼紙」は「一太郎」などが採用していた
日本語の伝統的な組版ルールに合っているから
使う人が多いのは当然ですね。

けれども、エクセルは本来データベースソフトです。
私は証券会社時代に過去の企業の株価をエクセルの表にして
「いつ買っていつ売ればいくら儲かるのか」
「売買のシグナルはどこか?」
なんてことを分析する仕事をしていました。
データを足したり、引いたり、平均値を出したり、
日付で並び替えたりしていました。

このようにデータベースとして活用するためには、
すべてのデータが1対1で対応している必要があります。

「神エクセル」や「エクセル方眼紙」で厄介なのが
「セルの結合」です。

「セルの結合」は二つ以上のセルをくっつけますので、
便利なのですがデータが1対1ではなくなってしまいます。

「セルの結合」を1箇所使ったらそれはデータベースの価値を失い、
ワープロになってしまうのです!

「神エクセル」や「エクセル方眼」をワープロと割り切って使う分には
何の問題もないのですが、

データベースとして情報を蓄積し、検索・集計・並び替えなどの加工が必要な

「顧客リスト」

「購入履歴」

「見積書」

「売上実績」

などを「神エクセル」や「エクセル方眼紙」で作ると
過去の数字を見るのにたくさんのファイルを開いたり、
プリントアウトした書類を探さなくてはならず、
場合によっては、新しいエクセルのシートに入力し直さなければなりません。

これは大変非効率です。

需要な指標で分析できないのは会社にとっても大きな損害でしょう。

こういったデータは「神エクセル」や「エクセル方眼」から
「データベース」に移し替える必要があります。
このようなニーズに応えるデータベースソフトとしては
「kintone」や「ファイルメーカー」があります。
コストも安価で、いろいろな応用ができます。

「神エクセル」から「データベース」への変更はIT化の第一歩とも言えますね
営業や総務の人からのメールに「神エクセル」の書類が添付されていたら、
「うちの会社は効率的にデータベース運用しているだろうか?」
とちょっと注意してください。

データベース導入にお悩みがある方は
お気軽にご相談ください。

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<編集後記>
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本日も最後までお読みいただきありがとうございます。

●先日、ユーチューブでNHKが美空ひばりさんをAIでよみがえらせた音楽動画「あれから」を視聴しました。
NHKの番組をご覧になった方も多いかな?
https://www.youtube.com/watch?v=nOLuI7nPQWU
私は美空ひばり世代ではないですが、懐かしい歌声に涙が出てしまいました。
人工知能で美空ひばりの歌声のクセを分析して新曲も歌えるようにしたそうです。
AIの進化はこんな方向に行くんだと驚きました。
これから、5Gの時代、今まで思ってもみなかったものが生まれそうですね。

●引き続きのご案内です。
私の尊敬する高橋佳子さんの講演会が11月24日(日)名古屋で開催されます。
「最高の人生の作り方Ⅱ」という魅力的なテーマでの講演です。
よろしければ是非ご参加ください。
チケットの用意がありますので、参加ご希望の方はお声がけください。
https://www.keikotakahashi-lecture.jp/

ああ、もう11月も終わる!
ああ、今年も終わる!
ああ、早いなー!

みなさん、慌ただしい年末に突入しますが、お体に気をつけてお過ごしください。

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