2024年12月8日
Gmailを使っている人の多くが、Outlookや従来のメールソフトとGmailの最大の違いである「受信トレイ」の構造に違和感を持っています。
Outlookや従来のメールソフトでは、複数のメールを設定する際、当然、それぞれのメールごとの受信トレイが作成されます。
Gmailは他のメールソフト同様、たくさんのアドレスを受信できますが、さまざまなメールで受信したすべて一つの受信トレイに流れ込む構造になっています。
その構造が、GTDの考え方に基づいています。
GTDの基本フローは以下の通りです。
▼収集 (Capture)
頭の中にあるすべてのタスクやアイデアを外部に取り出し、信頼できる場所に記録します。
これがGmailの受信トレーにあたります。
▼整理 (Clarify)
収集した情報を具体的な次のアクションに変換します。
「これにすぐ取り組む必要があるか？」
はい → 次のアクションとして記録。
いいえ → ゴミ箱、参考情報、または「いつかやりたいリスト」に分類。
これをGmailのショートカット機能を用いて振り分けます。
▼整頓 (Organize)
タスクを適切なリストやカテゴリに整理します。
これをGoogle ToDoリストを利用します。
▼レビュー (Reflect)
定期的にリストやスケジュールを見直し、最新の状態に保ちます。
週次レビュー：1週間のタスクと進捗を確認。
▼実行 (Engage)
リストを基に、その時点で最も適切なタスクに集中して行動します。
Gmailを利用して、このような1日の仕事の流れを効率よく行う方法を身につけると
頭の中の「やらなければならないこと」を全て外部に記録することができ、
情報やタスクを忘れる不安が解消されます。
そして、頭がクリアになり、創造的な発想や集中力が高まると言われています。
いかがでしょうか？
このようなことを理解いただくことで、Google Workspaceの活用が、一人ひとりの働き方に影響を与えることができることがお分かりいただけると思います。
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