2025年2月4日
本日はある建築関係の会社の社長さんから、「Googleカレンダーを有効活用したい!」という相談をいただきました。
現在はタイムツリーというアプリを全員で共有しているそうですが予定がいっぱいになり限界に達したそうで、Googleカレンダーで社員7人全員のスケジュールを一覧したいとのことでした。
Googleカレンダーは、本当に「神アプリ」と言っていいアプリです。
主な機能は下記の3点でしょう。
1. どこからでもアクセス可能
Googleカレンダーは、パソコン・スマートフォン・タブレットなど、あらゆるデバイスからアクセスできます。クラウドベースなので、データの同期がスムーズで、どこにいてもスケジュールを確認・編集できます。出張先や移動中でもスケジュールを簡単に調整できるため、非常に便利です。
2. 共有機能でスケジュール調整が簡単
Googleカレンダーの最大の魅力の一つは「共有機能」です。チームメンバーや家族とカレンダーを共有することで、予定の調整がスムーズに行えます。特に仕事の場面では、会議のスケジュール調整がスピーディーに進むため、業務効率が向上します。
また、予定ごとに権限を設定できるため、「閲覧のみ」や「編集可能」など、用途に応じたカスタマイズが可能です。これにより、無駄なやり取りを減らし、スムーズなコラボレーションを実現できます。
3. 通知・リマインダー機能で予定を忘れない
仕事やプライベートの予定をうっかり忘れてしまうことはありませんか?Googleカレンダーの通知機能を活用すれば、事前にリマインドしてくれるため、重要な予定を逃すことがありません。
通知は、メール・ポップアップ・スマートフォンのプッシュ通知など、複数の方法で受け取ることができるため、状況に応じて最適なリマインダー設定が可能です。
現代のビジネスパーソンにとって、時間管理は成功の鍵となります。その中でも「Googleカレンダー」は、シンプルでありながら強力な機能を持ち、仕事やプライベートを効率的に管理するための最強ツールの一つです。
私自身、もう7年ほど前になるでしょうか、手帳のスケジュール帳を使っていたのですが、友人にITコンサルタントからGoogleカレンダーを勧められて使い始めた途端、業務の効率が一気に上がったのを今でも覚えています。
しかし、本領を発揮するのは、Google Workspaceでの連携です。
Google Workspaceとの連携1:Google ToDo リストとの連携
Googleカレンダーには、予定だけでなく「タスク管理機能」も搭載されています。「Google ToDo リスト」との連携により、日々の業務ややるべきことを整理し、タスクを可視化することができます。
例えば、「午前中にプレゼン資料を作成」「午後3時にクライアントとの打ち合わせ」など、細かいタスクを設定しておくことで、効率的にスケジュールをこなすことが可能になります。
Google Workspaceとの連携2: Googleミートとの連携
カレンダー上で会議の予定を作成すると、自動的にGoogle Meetのリンクが生成されます。これにより、オンラインミーティングの準備がスムーズになります。
Google Workspaceとの連携3:Googleドライブとの連携
カレンダーの予定に関連するドキュメントやプレゼンテーションを直接リンクさせることができ、会議やタスクの準備が効率化されます。
Google Workspaceとの連携4:Google Chatとの連携
カレンダーの予定をGoogle Chatで共有し、チームメンバーと素早く連携が可能です。
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