退職社員の
Googleアカウント削除

ある日、退職した社員の
Googleアカウントを削除したら
スプレッドシートまで消えた！
とご相談がありました。

これまさに社員の退職時の
「あるある」なんです。
皆さんも経験ありませんか？

Googleアカウントと
データの関係

Googleアカウントを削除すると
その人が所有していたデータも
一緒に消える仕組みになっています。

共有していたはずのシートも
実は「所有者が誰か」で決まるため
オーナーが消えると消滅してしまう。

これを知らないと突然のトラブルで
業務がストップすることになります。
私も痛い目を見ました。

解決策は「オーナー移行」

ではどう防ぐのか。
答えはシンプルで「事前に移行」です。
削除前にオーナーを変えておくのです。

退職社員さんのアカウントを削除
する場合、マイドライブのデータを
別のアカウントに移動させてから
削除操作を行いましょう。

Googleドライブでは「共有設定」で
オーナー権限を別の社員や管理用アカウントに
移行することが可能です。

これを知らずに削除してしまい
バックアップからの復元に
多大な時間を使いました。
※30日以内なら復元可能！

管理アカウントを用意しよう

さらにおすすめなのが
「管理専用アカウント」の作成です。
これは誰も退職しない前提のアカウント。

プロジェクトの重要データや
会社全体で使うシートのオーナーを
この管理アカウントに集約します。

そうすることで個人依存から脱却でき
退職や異動があってもデータが
消えるリスクを大幅に減らせます。

有料版のGoogle Workspaceを
契約し「共有ドライブ」を設定し
ここにデータを集めるのがベストです。

デジタル管理は仕組みが大事

この体験を通じて学んだのは
「人に依存しない仕組み作り」の大切さ。
デジタル時代のリスク管理です。

紙の時代は鍵付きの棚で保管でしたが
クラウド時代は「権限とアカウント管理」。
ここを怠ると同じ失敗をします。

私の失敗談が少しでも参考になれば幸いです。
皆さんの会社ではどうでしょうか？

Shigotobaで学ぶ仕組み化

ニューフォースでは「Shigotoba」を通じて
Google Workspaceの正しい管理方法や
仕組み化の研修を行っています。

私のように青ざめる前に
ぜひ一度、仕組み作りを見直してください。
ご相談お待ちしています。