新入社員の方から質問を受けました
それはGmailの受信ボックスについてです

「なぜ全部ここ（受信トレイ）に
入ってしまうのか？」
という疑問です

フォルダに自動で
振り分けないのは
なぜなのか

実はこれには明確な理由が
あるのです

GmailはGTDで設計されている

Gmailは実は
ある理論に基づいて
作られています

それが
GTDという
仕事術です

正式には
Getting Things Done

世界中の
ビジネスパーソンが
使う理論です

この理論では
まずすべての情報を
一か所に集めます

あなたは一人しかいない

ここが
とても大事な
ポイントです

今の時代
メールアドレスは
複数あります

会社メール
お問い合わせ
メルマガ

サポートメール
いろいろな
窓口があります

しかし
処理する人間は
誰でしょう

そう
あなた
一人です

まずは一か所に集める

GTDではまず
すべての情報を
集めます

それが
インボックス
受信ボックスです

Gmailはこの
インボックス思想で
作られています

だから
まず全部
ここに入ります

ここから
次の行動を
決めるのです

メールは4つに分ける

GTDでは
メールを
4つに分けます

一つ目は
ゴミ箱行き

不要なメールは
迷わず
削除します

二つ目は
すぐ処理する

返信や確認など
2分以内の
仕事です

三つ目は
プロジェクト

すぐ終わらない
仕事です

例えば
見積もり
提案書作成

四つ目は
いつかやる

今すぐではない
未来の仕事です

Gmailが使いやすい理由

Gmailが
使いやすい理由は
ここにあります

すべてが
受信ボックスに
入るからです

人間は複数の場所を
管理できません

私自身
昔はフォルダを
作りすぎました

結果
メールが
埋もれました

しかしGmailの考え方に
変えてから

メール処理は圧倒的に
速くなりました

DXは仕事の整理から始まる

DXというとAIやシステムを
想像します

しかし本質は違います

仕事の流れを整理すること
情報をどこに集めるかどう処理するか
この設計がすべての土台になります

もしあなたがメールに追われて
いるならそれは仕事の設計が
変わるサインかも

ニューフォースでは
Google Workspaceを
使って

仕事の流れを設計するDX研修を
行っています

気づいた会社から変わり始める

あなたの会社の受信ボックスは
整理されていますか？