Gmailの処理を早くする4つのアクション1/2

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Gmailの処理を早くする
4つのアクション

朝、Gmailを開いてメールを読む。
「これはあとで返そう」と、
そのまま受信箱に残す。

昼にもう一度開いて
同じメールを読む。

夕方になって、
「返信していなかった」と
思い出す。
こんなことはないでしょうか。

メールの処理を
早くするポイントは、
読んだ瞬間に「次にどうするか」
を決めることです。

私は、メールを開いたら、
次の4つのアクションの
どれかを選びます。

1.3分以内でできることは、
すぐに処理する

「確認しました」
「この日程でお願いします」。

3分以内で
終わることなら、
その場で返信します。

「あとで返信しよう」と
残しておくと、
もう一度メールを開き、
内容を読み直さなければ
なりません。

1回で終わる仕事を、
2回、3回と触ることになります。

短時間で終わるものは、
その場で終わらせます。

2.すぐにできないことは、
タスクへ追加する

「見積書を作ってください」
「来週までに資料を
確認してください」。

そんなメールは、
読んだだけでは仕事は
終わりません。

そこで、GmailからGoogle Tasks
へタスクとして追加します。

メールからタスクへ
追加しておけば、
元のメールへのリンクも
残るため、
あとから探し直す
手間を減らせます。

大切なのは、「覚えておこう」
と思わないことです。

やることは頭の中ではなく、
タスクへ移します。

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