2024年12月15日
歌手でも映画俳優でもお笑い芸人さんでも「人気」と「実力」が見合わないということはありますよね。
グループウェアの世界でもそんなことがあります。
ちなみにグループウェアとは、企業や団体での業務の効率化やコミュニケーションの円滑化を目的に利用される、共同作業支援ソフトウェアのことです。
日本のオフィスで使われている代表的なグループウェアとして、
・Microsoftが提供する「Microsoft Office 365」
・サイボウズが提供する「サイボウズ Office」
・Googleが提供する「Google Workspace」
が挙げられます。
現在の日本のシェアは下記のとおりです。
出典：マイクロソフト365チャンネル https://www.cloud-for-all.com/m365
シェアでは、25.2％のMicrosoft Office 365がトップ、サイボウズ Officeが14.7％、Google Workspaceが9.0％です。
代表的な3つのグループウェアで一番人気はMicrosoft Office 365の25.2％。
片方で、実力の方はどうでしょうか？
あくまで表面的な機能比較ですが、実力ではGoogle Workspaceが一番高いです。
私は会社でこの3つを全て有料契約して使っていますが、肌感としては、
・Microsoft Office 365はグループウェアというより、ワードとエクセルを使うことがメインでグループウェアの意識はない。
・サイボウズ Officeは、メールも履歴機能もカレンダーもいかにも日本的な構造で拡張性が乏しく、一部機能しか使えない。
・Google Workspaceは、設定や構造が難しいが、そこをクリアすれば高機能で使いやすい
という評価です。
一番実力があるGoogle Workspaceが人気がない理由
それでは、なぜ、これほど実力のあるGoogle Workspaceの人気がないのでしょうか？
これもユーザーとしての率直な感想ですが、下記の2つだと思っています。
1.設定の難しさ
2.グループウェアの認識が低い
1.設定の難しさ
Google Workspaceを有料版で本格的に利用するには、ドメインの設定知識が必要です。
他のツールが、日本語での申し込みフォームとカード情報の提供だけで契約でき、即座に使うことができるのに対して、Google Workspaceの有料版ではドメインの設定が必要になります。
日本では、社内にITやクラウドに詳しい人が少なく、設定が困難で、有料版が使えない現状があります。
2.グループウェアの認識が低い
グループウェアとして使うという概念は、日本の会社には乏しいのが現状です。
政府機関等で78.2%、地方公共団体で64.8%がラインを利用しています。
https://www.fsa.go.jp/news/r2/sonota/20210611/01.pdf
ラインを社内業務に利用するということは、将来的に会社のDX化を妨げます。
詳しくは明日のブログで解説します。
日本の中小企業全体が、「はんこをなくし、デジタル化をする」ということを成し遂げた程度で、
業務全体をDXしようという機運がまだ盛り上がっていません。
グループウェアがなんなのかということをご存知ない方が多いのです。
「知らないことは始められない」のです。
無理なく、本格的なグループウェアを社内に定着させる方法
私は、日本企業がもっとGoogle Workspaceを使って社内を効率化していただきたいと思っています。
当社と同じように、Microsoft Office 365やサイボウズ Officeを解約する必要はありません。
無理に乗り換えようとするとかえって業務に支障をきたすからです。
現在のシステムを動かしながら、Google Workspaceという「本格的なグループウェア」導入することをお勧めします。
そして、現在のツールにないもの、代替できるものを徐々にスタッフの皆さんと合意を形成しながらすすめるのです。
そうすると、半年くらいで、スタッフの側から様々な提案がでるようになってきます。
Google Workspaceを使いこなすための正しい設定を行える「専門家」への依頼と、「正しい研修」が貴社の生産性を爆上げします。