2024年12月7日
Gmailは、GTD理論をベースとしています。
GTD理論とは、デビッド・アレンが提唱したタスク管理のフレームワークで、「収集」「処理」「整理」「レビュー」「実行」の5つのステップで構成されています。
Gmailは、他のメールソフトとは、ベースが違うので、少し戸惑うかもしれませんが、使いこなすと大変強力なツールとなります。
GmailとGTD理論の「収集」「処理」「整理」「レビュー」「実行」を結びつけてみましょう。
1. 収集: すべてのタスクや情報をGmailに集約
受信トレイを収集ツールとして使用します。
GTDの基本は、すべてのタスクやアイデアを1か所に集めることです。Gmailの受信トレイをこの「収集箱」にします。
メールをタスクとして認識。
メール以外のタスク（会話やメモなど）は自分宛にメール送信します。
2. 処理: 各メールを具体的な次の行動に変える
GTDルールに従って処理 受信トレイのメールを1件ずつ確認し、以下のルールに従ってアクションを決定します。
2分以内に対応できるものは即対応。
後で処理するものはタスク管理ツールやラベルに振り分け。
削除してよいものはアーカイブまたはゴミ箱へ。
3. 整理: ラベルやスターを活用
Gmailのラベル機能とスター（★）を使って、タスクを整理します。
ラベル例:
「アクション必須」：すぐに対応が必要なタスク。
「待機中」：他の人の対応を待つタスク。
「参考情報」：将来参照する必要がある情報。
スターを使う: 重要なメールや、すぐに対応が必要なものにスターを付ける。
4. レビュー: 定期的に状況を確認
GTDの「レビュー」を週単位で実施します。Gmailで次のようなアクションを取ります。
受信トレイが空か確認。
ラベルごとのタスク進捗を確認。
古いタスクや完了したタスクを整理。
5. 実行: タスクを行動に移す
Gmailで整理したタスクをもとに、具体的な行動に移します。
タスクをGoogleカレンダーに登録
Gmailから直接Googleカレンダーにタスクを追加してスケジュール管理を行う。
このように、Gmailは、単なるメール受信ソフトではなく、タスク管理ソフトなのです。
Gmailを使いこなすだけで、仕事の効率は爆上げします。
Gmailをうまく使うと「受信トレイがいつもゼロの快感！」を味わうことができます。