電子データの「コピーレス化」で業務とPCのダイエットをはじめましょう!

2024年10月29日
お客さんのパソコンが調子が悪いというので拝見すると、単に容量がいっぱいでした。(笑)

そのお客さんのパソコンには、ダウンロードしたままのデータやコピーしたファイルがたくさんありました。
こういったコピーデータはまさに「デジタル贅肉」ですね。
あなたのPCやサーバーに「デジタル贅肉」はありませんか?

昨日の資料でわかる通り、日本企業はほぼ「ペーパーレス化」は達成できつつありますね。
これはとても大きなことです。
私の会社でも紙のファイルがどんどん減って大きな書棚が不要になっています。
捨てた書棚のところに、観葉植物なんか置いて「いい感じだなー」と自己満足しています。(笑)
DX化を目指す企業にとって、紙はオフィスの「贅肉」でした。
この頃のオフィスは「ペーパレス化」のおかげで、随分ダイエットができていますね。

でも、オフィスの次なる問題は「電子データのコピー増殖問題」です。

我々のオフィスは「電子データのコピー」で成り立っているようなものですね。
見積書はエクセルのフォーマットをコピーして作ります。
様々なレポートは、共有のためにメールやLINEグループで拡散され、各人のパソコンやスマホにダウンロードされます。

一つの書類やファイルは、社内で一瞬のうちに増殖して、ハードディスクを埋め、それぞれの人が修正を加えるため、無限にバージョンが生まれ、管理不能状態に陥っています。
容量の大きなNASやクラウドストレージのサービスをいれると「容量いっぱいあるからいいかー」と容量の無駄遣いが増えます。

「電子データのコピー増殖問題」は、PCのハードディスクを占領し、変更履歴がわからなくなり、検索や集計を不可能にします。
そして、オフィスの生産性を下げてしまいます。
これは「オフィスの贅肉」であり、「オフィスを死に至らしめる病」なのです。

オフィスのDXを目指すなら、この「病気」は今すぐ治療が必要です。
真っ先に取り組むべきは「電子ファイルのコピーレス化」なのです。

「電子ファイルのコピーレス化」とは、せっかくクラウドで同時にアクセスできる環境があるので、なるべくダウンロードやコピーを使わずに、注釈を入れたり、履歴を残すなどして一つのファイルを修正していくオフィスの業務改革、まさにオフィスのDXなのです。
そのような業務改革を行うことで、ファイルの容量だけではなく、プロセスが変化し、業務効率が上がります。

「電子ファイルのコピーレス化」には、グループウェアが有効です。
当社では、Google Workspaceをお勧めしていますが、MicrosoftやサイボウズOffice、kintoneなどでもいいと思います。
導入だけではなく、使い方やグループで使う際のルール化も必要ですので当社で研修も行います。

「電子ファイルのコピーレス化」を達成するためのグループウェアには下記のような機能が必要です。
1.共有のストレージ
2.アクセス権限の管理機能
3.コミュニケーションツール
4.カレンダー
5.録画機能付きリモート会議システム
6.ファイルの履歴管理機能

グループウェアを使うことで、見積書や顧客データがデータベースで管理されるようになり、集計や分析も可能となります。
ファイルのコピーをできる限り少なくし、データベースを活用するように社内の仕組みやツールを変えていただきます。

社内の業務で「ミスが多い」「連絡が不徹底」「無駄な時間が多い」「業務の効率が上がらない」などと感じたら、「電子データのコピーレス化」で業務とPCのダイエットをはじめましょう!

ダイエットが完了したあなたのオフィスは、生産性を爆上げ間違いなしです。

 

 

 

 

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