2024年11月11日
毎日、不要なメールがたくさん来ますね。
皆さんのGmailの受信トレイには何件のメールが残っているでしょうか？
いつの間にか、未読のメールが、1,000通、2,000通と溜まっていく。
迷惑なメールの中から重要なメールを見つけ出すことができなくなってしまって埋もれてしまう。
すぐに対処が必要なメールを見落としてしまった！
なんてことはありませんか？
スパムメールがいっぱい来るから、メールアドレスを変えようなんて真剣に考えているかもしれません。
そんな方のメールの悩みを解決する機能が満載なのがGmailです。
今日は、オフィスの生産性が爆上がりするGmailの裏技を一つご紹介しますね。
受信トレイに来たメールは、概ね下記の5種類に分けられるのではないでしょうか？
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受信トレイの中のメールの属性
1.重要ですぐに対応しなければならないメール
2.重要だが、対応するまで少し時間があるメール
3.ネットショップの決済メールなどのように、重要だけどこちらからアクションを起こさなくていいメール
4.すぐには使わないしが、テーマや項目ごとにまとめておきたいメール
5.どうでもいいメール
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Gmailでは、プロモーションソーシャルに重要でないメールが振り分けられる機能があります
この振り分けのルールは公開されていませんがとてもありがたいものです。
しかし、本当に大切なメールとともにGoogleでも判断できない重要ではないメールも受信トレイに溜まり、受信トレイをどんどん占領していきます。
これらのメールのうち、重要度の高いメールだけをピックアップして対応し、そのほかのメールを受信トレイに放置していませんか？
メールボックスが整理できない原因は、この「重要じゃないメールの放置」にあります。
「重要じゃないメール」を放置し、判断を先延ばしすると、受信トレイは収拾がつかないほど溜まってしまいます。
お客様や案件ごとのルールやフィルタを多用して、丁寧に受信メールを管理されている人も見かけますが、そんな方でも「不要メール」を受信トレイを放置する方は少なくありません。
この「放置メール」をゼロにするのがが「アーカイブ機能」です。
「アーカイブ機能」とは、メールは削除しないけど「受信トレイ」からは見れなくするという機能です。
「アーカイブ」されたメールは、「受信トレイ」からは見れなくなりますが「すべてのメール」からいつでも確認できますし、検索もできます。
朝、パソコンを開いたら、着信したメールに全てのメールに目を通すだけではなく、その場で全てのメールへのアクションを決めます。
そうです、重要なメールだけではなく、どうでもいいメールに対しても、例外なく、先延ばししないで「アーカイブする」という判断をして、受信トレイから消し去るのです。
もちろん「アーカイブ」は削除ではないので、間違ったらあとで戻せばいいだけなのでかなり気楽にできます。
大切なのは、受信トレイに入ったメールは、先延ばしせず、その場で例外なく、アクションを確定するということなのです。
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受信トレイのメールを全て着信日に処理（アーカイブへ移動）する
1.重要ですぐに対応しなければならないメール
→対応して、メールは重要マークをつけてアーカイブする
2.重要だが、対応するまで少し時間があるメール
→グーグルカレンダーやtodoリストに記録してメールは重要マークをつけてアーカイブする
→スヌーズ機能を使って、しかるべきタイミングでもう一度メールが受信トレイに現れるように設定し、アーカイブする
3.ネットショップの決済メールなどのように、重要だけどこちらからアクションを起こさなくていいメール
→即、重要マークをつけてアーカイブする
4.すぐには使わないしが、テーマや項目ごとにまとめておきたいメール
→ご自身で設定したテーマのラベルをつけてアーカイブする（ラベルはのちほどのメルマガで説明します）
5.どうでもいいメール
→すぐにアーカイブする
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このように、その日に受信したメールを全て処理し、アーカイブに移動させることで、受信トレイは綺麗に何もなくなります。
すると、毎日の新着メールが一瞬にして分かり、抜け漏れが少なくなり、メールの処理時間も大幅に短縮できます。
まだ「アーカイブ機能」を使ってない方は、効率の良さにびっくりされるでしょう。
そして、毎日の「メールへの対処」のストレスがなくなります。
ここで紹介するノウハウはあくまで「ニューフォース流」ということで、いろんな使い方があると思います。
ご自身なりにいろいろな使い方を試してみてください。
とにかく「アーカイブ機能」を使っているかいないかでGmailが単なるメールソフトになるか、神アプリになるかが決まります。
まだ使ってない方はぜひお試しください。