ファイル置き場のままでは もったいないのです
Googleドライブを使っていても
「ただの保管庫」になっている
そんな会社が多いのです
本当の力は
ファイルを置くことではありません
会社の頭脳に変えることです
4つを整えるだけで
誰でも迷わない情報基盤ができます
複雑なシステムは要りません
設計があるかないかで変わります
フォルダ階層
命名ルール
最新版管理
権限設計
この4つを整えるだけで
ドライブが検索可能になります
必要な情報がすぐ見つかります
探し物に時間を奪われる日々が
たった4つの設計で終わります
仕組みはシンプルなのです
私が見てきた現場の話
ある会社を訪問したときのことです
社長がこう言いました
「うちはドライブを使っています」
しかし中を見せてもらうと
同じ名前のファイルが3つありました
どれが最新か誰もわかりません
「これ どれが正解ですか？」
担当者も首をかしげていました
結局確認に30分かかったのです
こうした光景を
私は何度も見てきました
どの会社でも起きています
ルールがないまま使い続けると
便利なはずのツールが
混乱の元になるのです
整えた会社で起きたこと
別の会社では
この4つを1日で設計しました
紙1枚に書き出しただけです
翌週から
「あのファイルどこ？」が消えました
全員が同じ場所を見るからです
新人が入っても
フォルダを見れば仕事がわかる
そんな状態ができたのです
社長は言いました
「もっと早くやればよかった」
私もそう思いました
今週できる一歩があります
まず試してみてください
共有ドライブのフォルダ階層を
紙1枚に書き出すことです
もし書けないなら
まだ設計が必要だということです
それがわかるだけで前進です
書けたなら
その紙をチームで見てください
「ここ迷う」が出てきたら改善点です
ドライブは置き場ではありません
会社の知識を
誰でも使える形にする
それがドライブの本当の力です
あなたの会社のドライブは
今どんな状態でしょうか？
紙1枚で確かめてみませんか